Plantilla Excel para calcular el ROI de una automatización

Qué trae la plantilla

• Calculadora. Un proceso: personas, veces por semana, minutos por vez, costo por hora, parte automatizable, inversión inicial y costo mensual de operación. Calcula horas manuales al año, costo anual, horas recuperables, ahorro bruto y neto, payback y ROI a uno y tres años, con las mismas fórmulas de la calculadora en línea.
• Comparar procesos. Hasta diez procesos en una tabla, para ver cuál libera más tiempo y valor y decidir por dónde partir.
• Cómo usarla. Instrucciones, cómo leer cada resultado y qué no incluye el cálculo.

Las celdas amarillas con texto azul son las que llenas; todo lo demás son fórmulas a la vista, sin macros ni contraseñas. Viene con un ejemplo que puedes reemplazar.

Cómo usarla en cuatro pasos

1. Elige un proceso concreto, no un área. "Llenar la guía de despacho" sirve; "la bodega", no.
2. Mide la duración con reloj en al menos cinco casos reales, incluido uno que salga mal. La estimación de memoria casi siempre se queda corta.
3. Usa el costo empresa por hora: sueldo bruto más aportes del empleador, dividido por las horas trabajadas al mes. Lo tiene quien hace las remuneraciones.
4. Ingresa la inversión real si ya tienes una cotización. Si no, usa una referencia y cámbiala después: el payback se recalcula solo.

Las fórmulas que usa

Horas a la semana     = veces por semana × minutos ÷ 60
Horas manuales al año = personas × horas a la semana × semanas al año
Costo anual actual    = horas manuales × costo por hora
Horas recuperables    = horas manuales × parte automatizable
Ahorro bruto anual    = horas recuperables × costo por hora
Ahorro neto anual     = ahorro bruto − costo mensual × 12
Ahorro neto año 1     = ahorro neto anual − inversión
Payback (meses)       = inversión ÷ (ahorro neto anual ÷ 12)
ROI año 1             = ahorro neto año 1 ÷ inversión
ROI a 3 años          = (ahorro neto anual × 3 − inversión) ÷ inversión

Con el ejemplo que trae (5 personas, 10 veces por semana, 36 minutos cada vez, $9.000 la hora, 60% automatizable y $1.640.000 de inversión), el proceso cuesta $11.880.000 al año, se liberan 792 horas y la inversión se recupera en 2,8 meses. Es el mismo resultado que muestra la calculadora en línea con esos datos.

¿Plantilla o calculadora en línea?

Las dos usan las mismas fórmulas y, con los mismos datos, dan el mismo resultado. Usa la calculadora en línea para una respuesta rápida en un minuto. Usa la plantilla cuando necesites presentar el número dentro de tu empresa o trabajar sin conexión: mide la duración en minutos por vez y permite comparar varios procesos lado a lado, que es lo que suele pedir quien aprueba el presupuesto.

Las dos entregan una estimación referencial basada en los datos ingresados. El resultado real depende del proceso, de la implementación y del contexto operacional.