Cómo saber si un proceso se puede automatizar: checklist práctico

El checklist

Piensa en un proceso concreto, no en un área. "Emitir los certificados de despacho" sirve; "logística", no. Responde sí o no:

1. ¿Se repite al menos una vez por semana? Lo que ocurre dos veces al año casi nunca justifica automatizarse: una lista de pasos bien escrita rinde más.
2. ¿Se hace igual cada vez? Cambian los datos, no los pasos. Si cada vez es distinto, primero hay que definir una forma de hacerlo.
3. ¿Alguien puede explicarlo con ejemplos en una hora? Si nadie sabe explicarlo completo, el proceso vive en la cabeza de una persona. Eso se resuelve documentando, no automatizando.
4. ¿Los datos de entrada llegan en formato digital? Excel, PDF, correo, formulario o sistema. Si llegan en papel, hay un paso previo de digitalización que cambia el cálculo.
5. ¿Se copia la misma información de un lugar a otro? Es la señal más clara. Copiar y pegar entre planillas, documentos o sistemas es exactamente lo que una máquina hace mejor.
6. ¿Puedes medir cuánto demora hoy? Sin saber cuánto demora, no hay forma de demostrar el ahorro después. Si no lo sabes, mídelo una semana antes de decidir.
7. ¿Los errores tienen un costo claro? Reprocesos, multas, reclamos, quiebres de stock. Muchas veces el error cuesta más que las horas.
8. ¿Las excepciones son pocas y se pueden listar? Cinco excepciones conocidas se programan. Cincuenta que aparecen sin aviso, no.
9. ¿Hay alguien que decide y alguien que lo va a usar? Sin quien decida no parte; sin quien lo use, no se adopta. Las dos personas deben estar desde el comienzo.
10. ¿El proceso va a seguir existiendo el próximo año? Si viene un sistema nuevo, una reorganización o un cambio de normativa, conviene esperar a que se asiente.

Cómo leer el resultado

Las preguntas 2, 3 y 10 pesan más que las otras. Un proceso que no se hace igual cada vez, que nadie sabe explicar o que va a cambiar pronto no se debería automatizar aunque sume ocho.

Cómo medir un proceso en una semana

1. Cronometra cinco casos reales, incluido uno que salga mal. En los casos que salen mal se esconde buena parte del tiempo.
2. Cuenta cuántas veces ocurre en la semana y quiénes lo hacen.
3. Anota los errores: cuántos hubo y qué costó corregirlos.
4. Pide el costo empresa por hora a quien hace las remuneraciones.

Con esos cuatro datos, la calculadora de ROI te dice cuánto cuesta el proceso al año, y la plantilla Excel te deja comparar varios.

Ejemplos que califican y ejemplos que todavía no

Suelen calificar

• Generar certificados, actas o contratos tipo desde una planilla.
• Consolidar cada semana las ventas de varias sucursales.
• Pasar facturas o guías en PDF a una planilla o al sistema.
• Llenar varios formularios con los mismos datos, como en el caso C-01, que pasó de 45 a 4 minutos por procedimiento.

Todavía no

• Responder reclamos complejos, donde cada caso requiere criterio.
• Un proceso de compras que se va a rediseñar con un sistema nuevo el próximo trimestre.
• Un informe que cada gerente pide con un formato distinto.

Para los casos del segundo grupo, la guía 7 procesos que probablemente no deberías automatizar todavía explica qué hacer en cambio.