Automatizar cotizaciones sin que la IA invente precios
De la solicitud del cliente al documento aprobado. La IA interpreta lo que pide; las reglas calculan el precio con tu lista; una persona aprueba las excepciones. Así se cotiza más rápido sin perder control.
SolicitudLlega por correo, WhatsApp o un formulario, escrita como el cliente quiera
InterpretaciónLa IA identifica productos, cantidades, plazos y datos del cliente
ReglasLista de precios única, descuentos por volumen, recargos y stock
CálculoEl código calcula cada línea y el total: siempre el mismo resultado
DocumentoSe genera la cotización en PDF con el formato de tu empresa
AprobaciónSi hay una excepción o un monto alto, una persona la revisa
Envío y registroSe envía al cliente y queda registrada para el seguimiento
La regla de oro: la IA interpreta, las reglas calculan
Un modelo de lenguaje es muy bueno para entender "necesito 40 cajas del mismo papel de la vez pasada, para el martes". Es malo para garantizar que el precio sea exactamente el de tu lista. Puede redondear, confundir un producto con otro parecido o, en el peor caso, inventar un número que suena razonable.
Por eso separamos el trabajo:
La IA lee e interpreta la solicitud y la convierte en datos: qué producto, cuántos, para cuándo.
Las reglas y el código calculan con la lista de precios, los descuentos y el stock. El mismo pedido da siempre el mismo precio.
Una persona aprueba las excepciones y los montos altos.
Si alguien te propone que "la IA arme la cotización completa", pregunta de dónde saca los precios y qué pasa cuando se equivoca.
Tres niveles de automatización
La plantilla que se llena sola. Ingresas el cliente y los productos; la cotización sale con precios de la lista única, totales e IVA. Es el punto de partida más rápido y suele caber en una Automatización Express.
El cliente cotiza solo. Un formulario o página donde el cliente elige y ve el precio al instante, con las mismas reglas. Es lo que hace el caso C-02.
Solicitudes por correo o WhatsApp. La IA interpreta el mensaje, el sistema prepara la cotización y una persona la revisa antes de enviarla. Tiene más partes y conviene partir por un piloto.
Qué se necesita antes de automatizar
Una sola lista de precios, actualizada y en un solo lugar. Si hoy hay tres versiones, ese es el primer trabajo.
Las reglas de descuento escritas, aunque hoy estén en la cabeza del vendedor.
El formato de cotización que quieres mantener.
Diez solicitudes reales, incluidas algunas confusas, para probar.
Qué medir para saber si funcionó
Tiempo desde que llega la solicitud hasta que el cliente recibe la cotización.
Cotizaciones enviadas por día con el mismo equipo.
Errores de precio detectados después de enviar.
Porcentaje de cotizaciones que se cierran, antes y después.
El tiempo de respuesta suele ser lo que más cambia, y en ventas llegar primero pesa.
Evidencia
Un servicio que cotiza, cobra y registra solo
C-02Proyecto propioEn producción
Proceso comercial
Un servicio que cotiza, cobra y registra sin intervención manual
Explicar el servicio, cotizar, cobrar y registrar cada venta se hacía a mano, por WhatsApp y en una planilla que no siempre se actualizaba.
Antes
Cotización por WhatsApp, cobro por transferencia y registro manual en planilla.
Después
El cliente describe su problema, un recomendador le sugiere el servicio, paga en línea y recibe su comprobante. La venta queda registrada sola.
Se escriben como reglas: descuento por cliente, por volumen o por canal. Si un caso no calza con ninguna regla, la cotización queda para aprobación en vez de inventar un precio.
¿Y si la solicitud del cliente es ambigua?
La IA marca lo que no pudo interpretar con seguridad y la cotización pasa a una persona, que la completa en segundos. Con el tiempo, las ambigüedades más comunes se convierten en preguntas del formulario.
¿Se integra con nuestro sistema de ventas o facturación?
Normalmente sí, por exportación, conexión a la base de datos o la API del sistema. Si no hay forma segura de integrarlo, la cotización queda en una planilla o CRM y se traspasa con un paso simple.
¿Cuánto cuesta?
Una plantilla que se llena sola desde la lista de precios suele caber en una Automatización Express. Leer solicitudes por correo o WhatsApp e integrarse con otros sistemas es un piloto. Te damos el precio fijo por escrito después de ver el proceso.