Calculadora de ROI de automatización de procesos

Qué significa el resultado

Ahorro bruto anual estimado es cuánto le cuestan hoy a tu empresa, en un año, las horas que se van en la parte automatizable de la tarea. Con el ejemplo que trae la calculadora (5 personas, 6 horas a la semana cada una, $9.000 la hora y 60% automatizable) son $7.128.000 al año, sobre un costo anual del proceso de $11.880.000.

Horas potencialmente recuperadas es ese mismo tiempo en horas: 792 en el ejemplo. Es la cifra que conviene mirar primero, porque se entiende sin discutir el costo por hora.

Inversión a comparar es el monto que quieres evaluar: el precio de entrada de una Automatización Express, el de un piloto o el de una cotización que ya tengas. Con él, la calculadora estima el payback (en cuántos meses el ahorro neto recupera la inversión), el ahorro neto del año 1 y el ROI a uno y tres años. Los resultados se actualizan automáticamente cuando cambias los datos.

Cuando algo no se puede calcular, la calculadora lo dice en vez de mostrar un número engañoso: "No aplica" si no hay inversión o no hay ahorro, y "Sin recuperación" si el costo mensual iguala o supera el ahorro.

Cómo calculamos esto

Sin cajas negras. Estas son las operaciones, en el mismo orden que la calculadora. La plantilla Excel usa exactamente las mismas:

Horas manuales al año = personas × horas por semana × 44 semanas
Costo anual actual    = horas manuales × costo de la hora
Horas recuperables    = horas manuales × % automatizable
Ahorro bruto anual    = horas recuperables × costo de la hora
Costos recurrentes    = costo mensual × 12
Ahorro neto anual     = ahorro bruto − costos recurrentes
Ahorro neto año 1     = ahorro neto anual − inversión
Payback (meses)       = inversión ÷ (ahorro neto anual ÷ 12)
ROI año 1             = ahorro neto año 1 ÷ inversión
ROI a 3 años          = (ahorro neto anual × 3 − inversión) ÷ inversión

Las 44 semanas salen de restar a las 52 del año el feriado legal de 15 días hábiles que fija el Código del Trabajo (tres semanas), los feriados y un margen para licencias y ausencias. Todos los montos son netos, sin IVA.

Las opciones de inversión usan los precios de entrada publicados: Automatización Express desde $199.900 + IVA, o un piloto desde UF 40 + IVA. Los precios en UF se convierten con la UF del día; si en ese momento no podemos obtenerla, mostramos solo el precio en UF y puedes comparar con «Otro monto». Son pisos, no el precio de tu proceso: el valor final se fija por escrito después de verlo. Si pasa de 36 meses, la calculadora te dice que la inversión no se recuperaría dentro del período solo con ahorro de tiempo.

Cuándo vale la pena automatizar

En los procesos que hemos medido, lo que decide si una automatización rinde no es la tecnología, sino cuatro condiciones del proceso:

• Se repite con la misma forma. Cambian los datos, no la estructura. Llenar el mismo formulario cien veces al mes califica; redactar un informe distinto cada vez, no.
• Consume horas que se pueden medir. Si no sabes cuánto demora hoy, mídelo una semana antes de decidir: sin línea base no hay forma de demostrar el ahorro después.
• Los errores cuestan. Un dato mal transcrito en una factura, un certificado o un stock suele costar más que las horas. La calculadora no los incluye, así que tu resultado real puede ser mayor.
• Hay alguien que usará el tiempo liberado. Una hora ahorrada vale solo si se ocupa en algo mejor. Si no, el beneficio es menor que el que muestra la calculadora.

Como referencia, en el caso C-01 un procedimiento pasó de 45 a 4 minutos. Si tu proceso se parece, la calculadora te dirá rápido si vale la pena conversarlo.

Qué no incluye esta estimación

• El costo de los errores, los reprocesos y los atrasos.
• La mantención y las licencias, salvo que las ingreses como costo mensual.
• La curva de aprendizaje de las primeras semanas.
• Los procesos que se vuelven posibles cuando el trabajo manual desaparece, como revisar todos los documentos y no una muestra.

Por eso el resultado es una estimación referencial basada en los datos ingresados. El resultado real depende del proceso, de la implementación y del contexto operacional. Si quieres la cifra medida, eso es lo que entrega un diagnóstico de procesos.