IA o automatización tradicional: cuándo usar cada una

Qué es cada una, en una frase

• Reglas y fórmulas: instrucciones fijas del tipo "si pasa esto, haz esto". Siempre dan el mismo resultado con los mismos datos.
• Scripts o programas: reglas escritas en código que pueden leer archivos, generar documentos y conectarse con sistemas. Son la base de casi toda automatización seria.
• RPA (automatización robótica de procesos): un programa que imita lo que haría una persona en la pantalla, con clics y teclado, en sistemas que no tienen otra forma de conectarse.
• Inteligencia artificial: modelos que interpretan lenguaje, documentos o imágenes. Son flexibles, pero trabajan por probabilidad: pueden equivocarse con seguridad aparente.

Cuándo usar cada una

La combinación que funciona: la IA interpreta, las reglas deciden, una persona aprueba

En los tres casos que hemos construido, la IA nunca trabaja sola:

• C-01, automatización documental: un reconocimiento de texto local lee la boleta; las validaciones impiden generar documentos incompletos; los datos dudosos quedan marcados para que una persona los revise.
• C-02, venta en línea: un modelo de lenguaje recomienda el servicio según el problema que describe el cliente; el precio sale de una fuente única y el pago lo procesa una plataforma de pagos, no la IA.
• C-03, planos en AutoCAD: la IA traduce una instrucción en español a operaciones; un programa aplica solo operaciones permitidas sobre una nueva versión del archivo; el profesional revisa cada versión.

El patrón se repite: la IA en la entrada, donde hay que interpretar; el código en el medio, donde hay que ser exacto; una persona al final, donde hay que responder por el resultado.

Cuándo no usar IA

• Para calcular montos. Una fórmula no se equivoca; un modelo de lenguaje puede redondear o inventar. Lo explicamos en detalle en automatizar cotizaciones.
• Cuando una regla alcanza. Si la lógica cabe en diez "si pasa esto, haz esto", la IA solo agrega costo por uso y un margen de error que no existía.
• Para decisiones sin revisión con efecto legal, comercial o financiero.
• Con datos que no deben salir de tu empresa, salvo que el modelo corra en tu infraestructura o el proveedor garantice por contrato cómo trata la información. Antes de construir, debe quedar escrito qué datos se envían y a quién.

Una advertencia sobre RPA

RPA es tentador porque parece no requerir integración: el robot usa el sistema igual que una persona. El costo aparece después. Cada vez que cambia una pantalla, un botón o un mensaje, el robot se detiene. Si el sistema tiene una API, una exportación o acceso a la base de datos, casi siempre es mejor usar eso. RPA queda para los sistemas antiguos que no ofrecen nada más.

Cinco preguntas para elegir

1. ¿Puedo escribir la lógica completa? Si sí, reglas o código.
2. ¿La entrada viene ordenada, en columnas y formatos fijos? Si sí, no necesitas IA para leerla.
3. ¿El sistema tiene API o exportación? Si sí, no necesitas RPA.
4. ¿Qué pasa si el resultado sale mal? Si el costo es alto, una persona aprueba antes.
5. ¿Qué datos salen de mi empresa y a dónde? Debe quedar escrito antes de construir.